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 ECOLE NATIONALE D'ADMINISTRATION 
La correspondance administrative

 
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SAID KERROUMI


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Messages: 255
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MessagePosté le: Mar 4 Jan - 21:26 (2011)    Sujet du message: La correspondance administrative Répondre en citant
1. LA CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVE  

 
La rédaction et la correspondance administratives sont la mise en pratique des activités de rédaction et de communication dans les services de l’administration.
 
1.1 DEFINITIONS
 
C’est un acte précis de rédaction réalisé par le fonctionnaire dans l’exercice de ses fonctions, à savoir, rédiger un courrier en tant que représentant de l’administration à l’attention d’un autre service de son administration ou d’un partenaire de la communauté administrative.
 
Ceci nous amène à clarifier les notions suivantes : la rédaction, le courrier ou la
correspondance et enfin l’administration.
 
1.1.1. La rédaction
 
Rédiger signifie écrire un texte d’une certaine manière ; plus précisément c’est encore s’exprimer par écrit ou produire de l’écrit dans un ordre voulu et selon une forme donnée.
 
1.1.2. Le courrier ou la correspondance
 
Ce sont les écrits (lettres, rapports, etc.) émis et reçus, c’est-à-dire échangés avec les différents services et partenaires avec lesquels on est en relation.
 
1.1.3. L’administration
 
L’administration est un mot qui a deux sens :
- administration, au sens de gestion d’un service, d’une entreprise
- Administration, au sens de l’ensemble des services de l’Etat (ministères, directions régionales et provinciales, établissements scolaires, etc.). C’est ce dernier sens que nous retiendrons ici et dans ce cas le mot Administration s’écrit avec une majuscule.
 
1.2. LES PRINCIPES FONDAMENTAUX DE LA CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVE
 
L’Administration représente la puissance publique au service de tous les citoyens. Elle
communique ses projets, ses études et ses décisions à travers différents types de documents rédigés à l’attention de ses diverses structures ou tiers concernés.
Tous ces documents produits répondent à un certain nombre de principes que le fonctionnaire, en tant que maillon de la chaîne administrative, ne saurait ignorer. On peut retenir les principes fondamentaux suivants :
- le respect de la hiérarchie ;
- la dignité ;
- la responsabilité ;
- la prudence ;
- l’objectivité ;
- la clarté et la précision.
 
1.2.1. Le respect de la hiérarchie
 
L’Administration se compose de nombreuses structures qui entretiennent entre elles, soit
des relations d’égalité (c’est le cas par exemple entre deux directions centrales), soit des relations de subordination (par exemple entre une Direction et une division).
On imagine aisément le désordre qui s’installerait, si un simple fonctionnaire  pouvait directement s’adresser à son  Directeur sans consulter préalablement son Chef de service et son Chef de Division. La voie hiérarchique est donc le canal fondamental de communication entre les différents agents et services de l’Administration.
La marque du respect de la hiérarchie se traduit d’ailleurs dans la rédaction des courriers
par un certain nombre de tournures propres à la correspondance administrative. Par exemple :
 
entre égaux ou avec des tiers :
 
- j’ai l’honneur de vous informer…
- J’ai l’honneur de vous demander de bien vouloir…
 
de supérieur à subordonné :
 
- j’ai l’honneur de vous faire savoir…
- je crois devoir vous faire remarquer…
- j’ai l’honneur de vous demander de vouloir bien…
- je vous ordonne d’être dorénavant…
 
de subordonné à supérieur :
 
- j’ai l’honneur de vous rendre compte…
- j’ai l’honneur de porter à votre connaissance…
- je vous serais très obligé de…
- je vous saurais gré de bien vouloir m’accorder…
 
La hiérarchie est l’organisation verticale des structures et des fonctions qui constituent une Administration. Elle crée au sein de ces structures et fonctions des rapports d’autorité et d’obéissance.
 
1.2.2. La dignité
 
L’agent qui rédige une correspondance administrative ne le fait pas en son nom personnel ni pour ses intérêts particuliers mais au nom du service de l’Administration qu’il représente et des intérêts collectifs que ce service assume. Il importe donc que toute la dignité qui sied à la puissance publique transparaisse dans les documents qu’elle produit.
Le souci de la dignité se manifeste en tout premier lieu par la politesse et la courtoisie.
Ainsi, doivent être bannis des écrits administratifs les injures, les expressions
désobligeantes et les appréciations blessantes pour la dignité ou l’amour propre. Par
contre le tact et la politesse doivent être de règle, d’où le recours aux expressions telles
que :
 
 j’ai le regret de…, j’ai l’honneur de…, je vous serais obligé …, je vous saurais gré…,
je vous prie d’agréer…, etc.
 
Le souci de la dignité se manifeste également à travers la correction de la langue. Le
rédacteur d’une correspondance administrative doit se référer au dictionnaire chaque fois
que besoin s’en fait sentir pour s’assurer de la pertinence du choix des termes utilisés.
Dans tous les cas, il évitera :
- les vulgarités ainsi que les formules issues du langage familier ou populaire ;
- les tournures grammaticalement douteuses ;
- les fautes de grammaire ou de conjugaison ;
- l’à peu près, le laisser-aller ou la négligence.
 
1.2.3. La responsabilité
 
Toute correspondance administrative engage l’Etat. Il importe que celui qui rédige au
nom de l’Administration montre un certain niveau de conscience professionnelle, de
discernement et de sens de la responsabilité.
Ces qualités se manifesteront en premier lieu par le refus de l’anonymat ; l’auteur d’un
écrit doit porter en en-tête de sa correspondance les références de son service. Pour
terminer son courrier, il n’omettra pas d’apposer sa signature, en plus de sa fonction et de son nom.
 
Par ailleurs, à l’exception des actes réglementaires (décrets, arrêtés…), la
correspondance administrative doit toujours être rédigée à la première personne du
singulier pour montrer l’engagement et la responsabilité de celui qui s’exprime. L’emploi
du pronom indéfini « on » est donc à proscrire.
 
1.2.4. La prudence
 
Le sens de la responsabilité doit aller de pair avec la prudence car l’écrit administratif
engage la responsabilité de toute l’Administration et toute faute, erreur ou négligence en
la matière pourrait aussitôt être imputée par l’usager à l’ensemble de l’Administration. En
outre, il importe qu’une décision prise par un responsable puisse être acceptée par son
successeur dans l’optique de la continuité de l’action administrative. La prudence peut se
traduire à l’écrit par l’emploi du conditionnel, notamment lorsque la décision à prendre ne
dépend pas de l’auteur de la correspondance.
 
3.2.5. L’objectivité
 
L’Administration étant au service de tous, les écrits émanant d’elle doivent être empreints
d’objectivité et d’impartialité. Le rédacteur d’une correspondance administrative aura,
pour préoccupation essentielle, la sauvegarde de l’intérêt général. Aussi s’abstiendra-t-il
de laisser transparaître ses sentiments en évitant les expressions présentant un caractère
trop personnel, arbitraire, émotionnel ou sentimental (par exemple : souhait, espoir,
admiration, joie, tristesse, impatience, bonne ou mauvaise humeur…).
 
1.2.6. La clarté et la précision
 
L’écrit administratif, dont la règle est l’efficacité, ne saurait se soustraire à aux contraintes de clarté et de précision. En effet, pour prévenir toute mauvaise compréhension ou interprétation erronée de la part du destinataire, le rédacteur doit veiller à être :
- précis : il emploiera le mot exact, celui qui convient ; il évitera les synonymes approximatifs et évoquera un seul sujet par lettre pour mieux faciliter le traitement du courrier ;
- concis : il ne s’éloignera pas du sujet et traitera tout le sujet mais rien que le sujet ;
- clair : son style de rédaction sera simple et accessible ; il évitera les phrases trop longues et les tournures alambiquées.
 
Etre responsable et prudent dans la rédaction d’un courrier administratif, c’est :
- s’engager personnellement en rédigeant le courrier à la première personne du singulier et en apposant lisiblement son nom et sa signature ;
- s’assurer que les propos tenus pourront être assumés par l’ensemble de l’Administration représentée et ne pas se décharger de sa responsabilité sur un tiers.
 
 
L’objectivité, la clarté et la précision se traduisent dans la correspondance administrative par :
- le traitement d’un seul sujet par lettre ;
- Le non emploi des affirmations gratuites et subjectives ;
- la mesure dans le ton ;
- l’absence de termes ambigus ou compliqués ;
- l’observation de la stricte impartialité. 


Mar 4 Jan - 21:26 (2011)
MSN
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MessagePosté le: Mar 4 Jan - 21:26 (2011)    Sujet du message: Publicité
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Mar 4 Jan - 21:26 (2011)
Auteur Message
starabdel


Hors ligne

Inscrit le: 05 Jan 2011
Messages: 1
Localisation: marrakesh/khenifra

MessagePosté le: Mer 5 Jan - 19:13 (2011)    Sujet du message: La correspondance administrative Répondre en citant
merci infiniment. 
_________________
hello


Mer 5 Jan - 19:13 (2011)
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MessagePosté le: Aujourd’hui à 10:13 (2016)    Sujet du message: La correspondance administrative
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